Pagamentos - Como utilizar os pagamentos da Appointfix

Modificado em Mon, 03 Oct 2022 às 03:39 PM

1. Comece por definir a sua opção de pagamento

O processamento de pagamentos é uma caraterística forte que está disponível aos subscritores nos planos Ultimate e Staff da Appointfix. Os utilizadores que tenham subscrito um destes planos podem facilmente configurar o Processamento de Pagamentos, seguindo os seguintes passos em Appointfix:

  1. Vá para Menu () > Pagamentos

  2. Toque em "Configurar processamento de pagamento".

  3. Será redirecionado para um novo ecrã e ser-lhe-á pedido que crie uma conta com Stripe. O endereço de correio eletrónico associado à sua conta Appointfix já estará pré-preenchido, por isso basta tocar no botão "Continuar" para configurar a sua conta.

  4. Terá então de passar pela configuração da conta Stripe - que começa com a definição de uma palavra-passe e depois envolve a introdução de informação chave sobre o seu negócio.

  5. Depois de introduzir toda a informação requerida pela Stripe, toque em " Submeter" para continuar. (Será então direcionado para voltar ao menu Pagamentos em "Appointfix").

  6. Como passo final para verificar a sua conta Stripe, terá de carregar documentos para confirmar a sua identidade (isto é exigido por todos os processadores de pagamento). Para o fazer, navegue para Menu () > Pagamentos em Appointfix e depois toque em "Carregar".

  7. Será então levado para a sua conta de Stripe, onde poderá carregar os documentos relevantes (não se esqueça de clicar em "Submeter" quando terminar).

  8. Assim que os documentos forem recebidos pela Stripe, receberá um e-mail da Stripe a pedir confirmação para confirmar a sua conta. Basta clicar no link no e-mail para confirmar.

  9. Se tiver sucesso, o ecrã "Pagamento" em Appointfix mostrará um botão "Saldo". A sua conta de pagamento está agora configurada através de Appointfix/Stripe - parabéns! Pode agora aceitar depósitos, pagamentos, e gorjetas dos clientes.

  10. Como passo final para verificar a sua conta Stripe, terá de carregar documentos para confirmar a sua identidade (isto é exigido por todos os processadores de pagamento). Para o fazer, navegue para Menu () > Pagamentos em Appointfix e depois toque em "Carregar".

  11. Será então levado para a sua conta de Stripe, onde poderá carregar os documentos relevantes (não se esqueça de clicar em "Submeter" quando terminar).

  12. Assim que os documentos forem recebidos pela Stripe, receberá um e-mail da Stripe a pedir confirmação para confirmar a sua conta. Basta clicar no link no e-mail para confirmar.

  13. Se tiver sucesso, o ecrã "Pagamento" em Appointfix mostrará um botão "Saldo". A sua conta de pagamento está agora configurada através de Appointfix/Stripe - parabéns! Pode agora aceitar depósitos, pagamentos, e gorjetas dos clientes.

Nota: Se desvalorizar o seu plano de Ultimate/Staff, não poderá processar novos pagamentos através de Appointfix - mas ainda terá acesso à sua conta de Stripe. 

2. Estabeleça a sua política de depósito

Uma vez estabelecido o processamento do Pagamento, Aponte o valor por defeito para exigir um depósito de 25% quando os seus clientes marcam as suas reservas. Pode facilmente modificar o montante exigido como depósito - ou alterar a sua política para não exigir um depósito aquando da reserva - seguindo os seguintes passos em Appointfix:

  1. Vá para Menu () > Configurações > Pagamentos > Depósito (a sua política atual será mostrada em baixo)

  2. Escolha a sua política de depósito desejada, tocando numa das seguintes opções:

  3. Exija que os clientes paguem um depósito de [-%] no momento da reserva.

  4. Poderá selecionar a percentagem, variando entre 5% e 100% (em incrementos de 5%).

  5. Não é exigido aos clientes o pagamento de um depósito.

 Recomendamos a exigência de depósitos como forma de proteger o seu tempo e reduzir a frequência de não-comparências.

Nota: As políticas de depósito só serão aplicadas a futuras nomeações/reservas de clientes; as reservas existentes para as quais já foram feitos depósitos não serão afetadas.

 3. Estabeleça a sua política de pagamento para os seus clientes

 É importante ter um conjunto claro de termos e condições para os seus clientes verem quando marcam uma reserva consigo, para garantir que compreendem as políticas do seu negócio. A nomeação torna a definição destes termos simples - basta seguir os seguintes passos:

  1. Vá para Menu () > Configurações > Pagamentos

  2. Toque em "Política e termos".

  3. Introduza os termos específicos que gostaria de sensibilizar os clientes ao marcar uma reserva consigo, e depois toque em "Guardar" (no canto superior direito).

 Pode atualizar estes termos sempre que desejar. Quaisquer que sejam os termos introduzidos, serão exibidos a todos os clientes no processo de reserva online.

4. Como receber pagamentos de um cliente

 A Appointfix ajuda o seu negócio, permitindo-lhe aceitar três tipos de pagamentos: depósitos, saldos remanescentes e gorjetas. Uma vez que tenha estabelecido os pagamentos, é fácil aceitar os três.

 Depósitos: Para criar as suas contas Appointfix de modo a que os clientes tenham de pagar um depósito quando marcam uma reserva, consulte o nosso artigo sobre a definição de um montante de depósito.

Saldos e Dicas remanescentes: Para aceitar o pagamento de qualquer saldo remanescente (e potencial gorjeta) para uma reserva, siga estes passos em Appointfix:

  1. Selecione a reserva para a qual pretende receber o pagamento.

  2. Ao lado do saldo restante mostrado abaixo do Total do Serviço, toque em "Aceitar pagamento".

  3. Nota: o montante para o qual vai pedir o pagamento é mostrado e será igual ao saldo remanescente da reserva. Não inclui quaisquer dicas.

  4. Selecione o método que gostaria de utilizar para recolher o pagamento:

  5. Envie o link de pagamento - isto permite-lhe enviar ao seu cliente uma mensagem de texto com um link que ele pode utilizar para pagar facilmente online através de cartão. Um rascunho de mensagem ao cliente será puxado para cima e estará pronto a ser enviado imediatamente após selecionar esta opção.

Nota: Quando fizerem o check-out, terão a opção de incluir uma dica.

Dinheiro - para pagamentos que recolher manualmente, introduza o montante que recebeu.

Nota: Qualquer montante que exceda o Total do Serviço para a reserva será registado como uma gorjeta.

Uma vez enviado um link de pagamento a um cliente, o botão "Aceitar Pagamento" será substituído por uma nota confirmando "Mensagem enviada".

Uma vez que o cliente tenha pago, verá um registo de transação na página de detalhes da reserva na "Serviço Total".

5. Como faço um reembolso de um pagamento ao meu cliente

A Appointfix facilita a oferta de reembolsos aos clientes para os pagamentos que estes efetuaram. Pode fazê-lo, seguindo os seguintes passos:

1. A partir da vista do calendário, toque na reserva para a qual gostaria de fazer um reembolso.

2. Toque no botão "Reembolso" ao lado do(s) pagamento(s) recebido(s) que gostaria de reembolsar (um depósito, montante total, etc.). Na página "Detalhes da reserva", todos os pagamentos recebidos do cliente serão listados sob o Serviço Total.

3. Como os reembolsos não podem ser desfeitos ou cancelados uma vez solicitados, ser-lhe-á pedido que confirme a emissão do reembolso. Toque em "Continuar" para confirmar.

4. Finalmente, selecione o método de reembolso que gostaria de utilizar: Cartão ou Dinheiro.

Para emitir um reembolso ao cartão do cliente, o cliente já deve ter recebido um pagamento por cartão do cliente utilizando o Appointfix.

*Nota: Os reembolsos aos cartões levam normalmente 5-10 dias úteis a processar, pelo que pode ser útil comunicar que os clientes podem ter de esperar para ver o reembolso chegar.*

6. Como processamos os pagamentos por reservas não aceites?

Para depósitos pendentes (ainda não processados), a reserva será colocada em espera até que o pedido de depósito seja aceite.

A reserva não será aceite se o pedido de depósito for recusado.

 7. Como posso alterar o estatuto da reserva?

 O acompanhamento do estado das Nomeações pode ajudá-lo a manter-se organizado e a gerir eficazmente os seus clientes. Pode facilmente alterar ou definir o estatuto de uma reserva, seguindo estes passos:

 A partir da vista do calendário, toque na reserva para o qual gostaria de alterar o estado.

No ecrã "Detalhes da reserva", toque em "Estado" actual no topo da página para abrir um menu pendente.

Selecione o estado apropriado a partir da lista de opções:

  1. róximo - Este é o estado padrão para qualquer nova reserva criada na aplicação ou por um cliente através do seu site de reservas online.

  2. Confirmado - Uma próxima reserva é confirmada quando o cliente reserva e paga um depósito quando reserva (caso em que a Appointfix atualiza automaticamente o estado) ou o cliente altera manualmente o estado.

  3. Concluída - Uma reserva é automaticamente alterada para concluída quando a hora final tiver passado. Os utilizadores também podem alterar manualmente o estado para Concluído como relevante.

  4. Cancelada - Uma reserva pode ser cancelada manualmente pelo utilizador, alterando o estado diretamente ou pelo cliente, se cancelar uma reserva feita através do seu site de reservas online. As reservas canceladas são removidas do seu calendário, mas permanecerão no histórico de reservas do cliente.

  5. No-Show - Para ser classificado como um No-Show, deve seleccionar manualmente esta opção.

Nota: Ao mudar uma reserva para o estado Cancelado ou No-show, ser-lhe-á pedido que confirme a mudança de estado. Uma vez que uma reserva é mudada para Cancelado ou No-Show, o estado não pode ser alterado novamente para Próximo, Confirmado, ou Concluído.

Depois de confirmar o novo estado, certifique-se de comunicar quaisquer alterações necessárias aos clientes.

Nota: para reservas feitas através do seu site de reservas online, os clientes serão automaticamente notificados se o estado for alterado para Cancelado.

8. Como posso desligar o processamento de pagamentos?

Uma vez estabelecido o processamento de pagamentos em Appointfix, pode facilmente desligá-lo (ou ligá-lo novamente), seguindo os seguintes passos:

Ir para Menu () > Configurações > Pagamentos

Toque na opção "Processar pagamentos de clientes" na parte superior do ecrã (a verde) para a ativar ou desativar

 

Nota: Após desativar a funcionalidade Pagamentos, a sua página de Reservas Online deixará de aceitar depósitos ou mostrar qualquer política ou termos que tenha estabelecido anteriormente. Também não poderá processar quaisquer novos pagamentos ou reembolsos - embora os depósitos existentes já recebidos não sejam afetados. Poderá ainda assim gerir a sua conta Stripe mesmo quando os Pagamentos são desligados em Appointfix.

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