Pagamenti - Come utilizzare i pagamenti Appointfix

Modificato il Thu, 29 Sep 2022 alle 03:11 PM

1. Inizia impostando la tua opzione di pagamento

 

L'elaborazione dei pagamenti è una potente funzionalità disponibile per gli abbonati dei piani Ultimate e Staff di Appointfix. Gli utenti che hanno sottoscritto uno di questi piani possono impostare facilmente l'elaborazione dei pagamenti seguendo i seguenti passaggi in Appointfix:

 

  1. Vai a Menu (☰) > Pagamenti

  2. Tocca "Configura l'elaborazione dei pagamenti".

  3. Verrai reindirizzato a una nuova schermata e ti verrà chiesto di creare un account con Stripe. L'indirizzo email associato al tuo account Appointfix sarà già precompilato, quindi tocca semplicemente il pulsante "Continua" per configurare il tuo account

  4. Dovrai passare alla configurazione dell'account di Stripe, che inizia con l'impostazione di una password e implica l'immissione di informazioni chiave sulla tua attività.

  5. Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste da Stripe, tocca "Invia" per continuare. (Verrai indirizzato a tornare al menu Pagamenti in Appointfix.)

  6. Come passaggio finale per verificare di essere un account Stripe, dovrai caricare i documenti per confermare la tua identità (questo è richiesto da tutti i processori di pagamento). Per farlo, vai su Menu (☰) > Pagamenti in Appointfix e tocca "Carica".

  7. Verrai indirizzato al tuo account Stripe, dove potrai caricare i documenti pertinenti (assicurati di schiacciare "Invia" alla fine).

  8. Una volta ricevuti i documenti da Stripe, riceverai un'e-mail da Stripe che richiede una conferma per confermare il tuo account. Basta fare clic sul collegamento nell'e-mail per confermare.

  9. Se tutto va bene, la schermata "Pagamento" in Appointfix mostrerà un pulsante "Saldo". Il tuo conto di pagamento è ora configurato tramite Appointfix/Stripe – congratulazioni! Ora puoi accettare depositi, pagamenti e mance dai clienti.


Nota: se esegui il downgrade del tuo piano da Ultimate/Staff, non sarai in grado di elaborare nuovi pagamenti tramite Appointfix, ma avrai comunque accesso al tuo account Stripe.

 

2. Imposta la tua politica di deposito

 

Dopo aver impostato l'elaborazione dei pagamenti, Appointfix richiede automaticamente un deposito del 25% quando i tuoi clienti prenotano i loro appuntamenti. Puoi facilmente modificare l'importo richiesto a titolo di deposito – o cambiare la tua politica per non richiedere un deposito al momento della prenotazione – seguendo i seguenti passaggi in Appointfix:

 

  1. Vai a Menu (☰) > Impostazioni > Pagamenti > Deposito (la tua politica attuale verrà mostrata sotto)

  2. Scegli la politica di deposito desiderata toccando una delle seguenti opzioni:

  3. Richiedi ai clienti di versare un acconto del [—%] al momento della prenotazione.

  4. Sarai in grado di selezionare la percentuale, che va dal 5% al 100% (con incrementi del 5%)

  5. Non richiedere ai clienti di pagare un deposito.

 

Ti consigliamo di richiedere depositi per proteggere il tuo tempo e ridurre la frequenza delle mancate presentazioni.

 

Nota: le politiche di deposito verranno applicate solo a futuri appuntamenti/prenotazioni dei clienti; gli appuntamenti che sono già stati prenotati il deposito non sarà richiesto.

 

3. Imposta la tua politica di pagamento per i tuoi clienti

 

È importante avere una serie chiara di termini e condizioni che i tuoi clienti possono visualizzare quando prenotano un appuntamento con te per assicurarsi che comprendano le politiche della tua attività. Appointfix semplifica l'impostazione di questi termini: procedi nel seguente modo:

 

  1. Vai a Menu (☰) > Impostazioni > Pagamenti

  2. Tocca "Politica e termini".

  3. Inserisci i termini specifici di cui desideri informare i clienti quando prenota un appuntamento con te, quindi tocca "Salva" (nell'angolo in alto a destra).

 

Puoi aggiornare questi termini quando vuoi. Qualunque sia il termine inserito verrà mostrato a tutti i clienti nel processo di prenotazione online.


4. Come accettare pagamenti da un cliente

 

Appointfix aiuta la tua azienda consentendoti di accettare tre tipi di pagamenti: depositi, saldi residui e mance. Dopo aver impostato i pagamenti, è facile prenderli tutti e tre.

 

Depositi: per impostare i tuoi account Appointfix in modo che i clienti debbano pagare un deposito quando prenotano un appuntamento, consulta il nostro articolo sull'impostazione dell'importo del deposito.

 

Saldi rimanenti e mance: per accettare il pagamento di qualsiasi saldo residuo (e potenziale mancia) per un appuntamento, attenersi alla seguente procedura in Appointfix:

 

  • Seleziona l'appuntamento per il quale desideri riscuotere il pagamento.

  • Accanto al saldo rimanente mostrato sotto il Totale del servizio, tocca "Ricevi pagamento".

Nota: viene visualizzato l'importo per il quale chiederai il pagamento e sarà pari al saldo residuo dell'appuntamento. Non include alcun suggerimento.

  • Seleziona il metodo che desideri utilizzare per riscuotere il pagamento:

  • Invia link di pagamento: questo ti consente di inviare un messaggio di testo al tuo cliente con un link che può utilizzare per pagare facilmente online tramite carta. Una bozza di messaggio al cliente verrà visualizzata e pronta per essere inviata immediatamente dopo aver selezionato questa opzione.

Nota: al momento del pagamento, avranno la possibilità di includere una mancia.

  • Contanti: per i pagamenti che ricevi manualmente, inserisci l'importo che hai ricevuto.

 

Nota: qualsiasi importo che ecceda il totale del servizio per l'appuntamento verrà registrato come mancia.

 

  • Dopo aver inviato un link di pagamento a un cliente, il pulsante "Riveci pagamento" verrà sostituito da una nota di conferma "Messaggio inviato".

 

Una volta che il cliente ha pagato, vedrai un registro di transazione sotto il "Totale del servizio" nella pagina dei dettagli dell'appuntamento.

 

5. Come posso rimborsare un pagamento al mio cliente

 

Appointfix semplifica l'offerta ai clienti di rimborsi per i pagamenti effettuati. Puoi farlo seguendo i seguenti passaggi:

 

1. Dalla vista del calendario, tocca l'appuntamento per il quale desideri effettuare un rimborso.

2. Tocca il pulsante "Rimborsa" accanto a qualsiasi pagamento ricevuto che desideri rimborsare (un deposito, importo totale, ecc.). Nella pagina "Dettagli appuntamento", tutti i pagamenti prelevati dal cliente verranno elencati nel Totale del servizio.

3. Poiché i rimborsi non possono essere annullati una volta richiesti, ti verrà chiesto di confermare l'emissione del rimborso. Tocca "Continua" per confermare.

4. Infine, seleziona il metodo di rimborso che desideri utilizzare: Carta o Contanti.

 

Per emettere un rimborso sulla carta del cliente, devi aver già effettuato un pagamento con carta dal cliente utilizzando Appointfix.

 

*Nota: l'elaborazione dei rimborsi sulle carte richiede in genere 5-10 giorni lavorativi, quindi può essere utile comunicare che i clienti potrebbero dover attendere prima che il rimborso venga effettuato.*

 

6. Come elaboriamo i pagamenti per gli appuntamenti non accettati?

 

Per i depositi in sospeso (non ancora elaborati), l'appuntamento sarà sospeso fino all'accettazione della richiesta di deposito.

 

L'appuntamento non sarà accettato se la richiesta di deposito viene rifiutata.



7. Come posso modificare lo stato dell'appuntamento?

 

Tenere traccia dello stato degli appuntamenti può aiutarti a rimanere organizzato e gestire efficacemente i tuoi clienti. Puoi facilmente modificare o impostare lo stato di un appuntamento seguendo questi passaggi:

 

  • Dalla vista del calendario, tocca l'appuntamento di cui desideri modificare lo stato.

  • Nella schermata "Dettagli appuntamento", tocca "Stato" corrente nella parte superiore della pagina per aprire un menu a discesa.

  • Seleziona lo stato appropriato dall'elenco di opzioni:

  • Prossimo: questo è lo stato predefinito per qualsiasi nuovo appuntamento creato nell'app o da un cliente tramite il tuo sito di prenotazione online.

  • Confermato: un appuntamento imminente viene confermato quando il cliente prenota e paga un deposito al momento della prenotazione dell'appuntamento (in tal caso Appointfix aggiorna automaticamente lo stato) oppure si modifica manualmente lo stato.

  • Completo: un appuntamento viene automaticamente modificato in completo allo scadere dell'ora di fine. Gli utenti possono anche modificare manualmente lo stato in Completo, se pertinente.

  • Annullato: un appuntamento può essere annullato manualmente dall'utente modificando lo stato direttamente o dal cliente se annulla una prenotazione effettuata tramite il sito di prenotazione online. Gli appuntamenti annullati vengono rimossi dal tuo calendario ma rimarranno nella cronologia degli appuntamenti del cliente.

  • Mancata presentazione – Per essere classificato come mancata presentazione, è necessario selezionare manualmente questa opzione.

 

 

Nota: quando si passa un appuntamento allo stato Annullato o Mancata presentazione, ti verrà chiesto di confermare la modifica dello stato. Dopo che un appuntamento è stato spostato su Annullato o Mancata presentazione, lo stato non può essere ripristinato in Prossimo, Confermato o Completato.

 

Dopo aver confermato il nuovo stato, assicurati di comunicare eventuali modifiche necessarie ai clienti.

 

Nota: per gli appuntamenti presi tramite il tuo sito di prenotazione online, i clienti verranno avvisati automaticamente se modifichi lo stato in Annullato.

 

8. Come posso disattivare l'elaborazione dei pagamenti?

 

Dopo aver impostato l'elaborazione dei pagamenti in Appointfix, puoi facilmente disattivarla (o riattivarla) procedendo come segue:

 

  • Vai a Menu (☰) > Impostazioni > Pagamenti

  • Tocca l'opzione "Elabora i pagamenti dei clienti" nella parte superiore dello schermo (in verde) per attivarla o disattivarla

 

Nota: dopo aver disattivato la funzione Pagamenti, la tua pagina di prenotazione online non accetterà più depositi né mostrerà alcuna politica o termine precedentemente stabilito. Inoltre, non sarai in grado di elaborare nuovi pagamenti o rimborsi, sebbene i depositi già effettuati non saranno interessati. Puoi comunque gestire il tuo account Stripe anche quando i Pagamenti sono disattivati in Appointfix.

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