Pagos - Cómo utilizar los pagos de Appointfix

Modificado el Wed, 28 Sep 2022 a las 03:25 AM

1. Comience por establecer su opción de pago

El procesamiento de pagos es una potente función que está disponible para los suscriptores de los planes Ultimate y Staff de Appointfix. Los usuarios que se han suscrito a uno de estos planes pueden configurar fácilmente el procesamiento de pagos siguiendo los siguientes pasos en Appointfix:

 

  1. Vaya a Menú (☰) > Pagos

  2. Pulse "Configurar el procesamiento de pagos".

  3. Serás redirigido a una nueva pantalla y se te pedirá que configures una cuenta con Stripe. La dirección de correo electrónico asociada a tu cuenta de Appointfix ya estará precargada, así que simplemente toca el botón "Continuar" para configurar tu cuenta

  4. A continuación, tendrás que pasar por la configuración de la cuenta de Stripe - que comienza con la configuración de una contraseña y luego implica la introducción de información clave sobre tu negocio.

  5. Una vez que haya introducido toda la información requerida por Stripe, pulse "Enviar" para continuar. (A continuación, se te indicará que vuelvas al menú de Pagos en Appointfix).

  6. Como paso final para verificar tu cuenta de Stripe, tendrás que cargar documentos para confirmar tu identidad (esto es requerido por todos los procesadores de pago). Para ello, navega a Menú (☰) > Pagos en Appointfix y luego toca " Cargar".~

  7. A continuación, serás llevado a tu cuenta de Stripe, donde podrás subir los documentos pertinentes (asegúrate de hacer clic en "Enviar" cuando hayas terminado).

  8. Una vez que Stripe reciba los documentos, recibirá un correo electrónico de Stripe solicitando la confirmación de su cuenta. Simplemente haga clic en el link del correo electrónico para confirmar.

  9. Si la confirmación es satisfactoria, la pantalla de "Pago" en Appointfix mostrará un botón de "Saldo". Su cuenta de pago está ahora configurada a través de Appointfix/Stripe - ¡felicidades! Ahora puede aceptar depósitos, pagos y propinas de los clientes.

 

Nota: Si bajas tu plan de Ultimate/Staff, no podrás procesar nuevos pagos a través de Appointfix - pero seguirás teniendo acceso a tu cuenta de Stripe.

 

2. Establezca su política de depósitos

 

Una vez que hayas configurado el procesamiento de pagos, Appointfix requiere por defecto un depósito del 25% cuando tus clientes reservan sus reservas. Puedes modificar fácilmente la cantidad requerida como depósito - o cambiar tu política para no requerir un depósito al reservar - siguiendo los siguientes pasos en Appointfix:

  1. Vaya a Menú (☰) > Configuración > Pagos > Depósito (su política actual aparecerá debajo)

  2. Elija la política de depósito que desee tocando una de las siguientes opciones:

  3. Exija a los clientes que paguen un depósito del [-%] en el momento de la reserva.

  4. Podrá seleccionar el porcentaje, que va del 5% al 100% (en incrementos del 5%)

  5. No exigir a los clientes que paguen un depósito.

 

Recomendamos exigir depósitos como forma de proteger su tiempo y reducir la frecuencia de las ausencias.

Nota: Las políticas de depósito sólo se aplicarán a las futuras citas/reservas de los clientes; las reservas existentes para las que ya se han hecho depósitos no se verán afectadas.

3. Establezca su política de pagos para sus clientes

Es importante tener un conjunto claro de términos y condiciones para que tus clientes puedan verlos cuando reserven una reserva contigo para asegurarse de que entienden las políticas de tu negocio. Appointfix hace que el establecimiento de estos términos sea simple - sólo tienes que seguir los siguientes pasos:

1.   Vaya a Menú (☰) > Configuración > Pagos

  1. Pulse sobre "Política y condiciones".

  2. Introduzca los términos específicos que le gustaría dar a conocer a los clientes cuando reserven una reserva con usted y, a continuación, pulse "Guardar" (en la esquina superior derecha).

 

Puede actualizar estas condiciones siempre que lo desee. Las condiciones que introduzca se mostrarán a todos los clientes en el proceso de reservas online.

 

 

 

4. Cómo recibir pagos de un cliente

Appointfix ayuda a tu negocio permitiéndote aceptar tres tipos de pagos: depósitos, saldos restantes y propinas. Una vez que hayas configurado los pagos, es fácil tomar los tres.

 

Depósitos: Para configurar sus cuentas de Appointfix de manera que los clientes deban pagar un depósito cuando reserven una reserva, consulte nuestro artículo sobre cómo establecer un importe de depósito.

 

Saldos restantes y tips: Para aceptar el pago del saldo restante (y la posible propina) de una reserva, sigue estos pasos en Appointfix:

  1. Seleccione la reserva para la que desea cobrar.


  1. Junto al saldo restante que se muestra bajo el Total del servicio, pulse "Cobrar".


  1. Nota: el importe por el que solicitará el pago se muestra y será igual al saldo restante de la reserva. No incluye las propinas.


  1. Seleccione el método que desea utilizar para cobrar el pago:


  1. Enviar link de pago - esto le permite enviar un mensaje de texto a su cliente con un link que puede usar para pagar fácilmente online a través de una tarjeta. Un mensaje en formato de texto para el cliente se mostrará y estará listo para que lo envíes inmediatamente después de seleccionar esta opción.



Nota: Cuando pasen por caja, tendrán la opción de incluir una propina.

Dinero en efectivo: para los pagos que cobre manualmente, introduzca el importe que ha recibido.

 

Nota: Cualquier cantidad que supere el Total de Servicio de la reserva se registrará como propina.

 

Una vez que haya enviado un link de pago a un cliente, el botón " Recibir pago " será reemplazado por una nota confirmando " Mensaje enviado ".

Una vez que el cliente haya pagado, verá un registro de la transacción bajo el "Total del servicio" en la página de detalles de la reserva.

 

5. ¿Cómo puedo devolver un pago a mi cliente?

Appointfix hace que sea fácil ofrecer a los clientes el reembolso de los pagos realizados. Puedes hacerlo siguiendo los siguientes pasos:

  1. En la vista de calendario, pulse sobre la reserva para la que desea realizar un reembolso.

  2. Pulse el botón "Reembolsar" junto a los pagos que haya recibido y que desee reembolsar (un depósito, el importe total, etc.). En la página "Detalles de la reserva", todos los pagos recibidos del cliente aparecerán bajo el Total del servicio.

  3. Dado que los reembolsos no pueden deshacerse o cancelarse una vez solicitados, se le pedirá que confirme la emisión del reembolso. Pulse "Continuar" para confirmar.

  4. Por último, seleccione el método de reembolso que desea utilizar: Tarjeta o Efectivo.



Para emitir un reembolso a la tarjeta del cliente, debes haber tomado ya un pago con tarjeta del cliente usando Appointfix.

*Nota: Los reembolsos a las tarjetas suelen tardar entre 5 y 10 días laborables en procesarse, por lo que puede ser útil comunicar que los clientes pueden tener que esperar para ver el reembolso.

 

6. ¿Cómo procesamos los pagos de las reservas no aceptadas?

En el caso de los depósitos pendientes (aún no procesados), la reserva quedará en suspenso hasta que se acepte la solicitud de depósito.

La reserva no se aceptará si se rechaza la solicitud de depósito.

 

 

 

 

 

7. ¿Cómo puedo cambiar el estado de la reserva?

El seguimiento del estado de las reservas puede ayudarle a mantenerse organizado y a gestionar eficazmente a sus clientes. Puede cambiar o establecer fácilmente el estado de una reserva siguiendo estos pasos:

En la vista del calendario, pulse sobre la reserva cuyo estado desea cambiar.

En la pantalla de "Detalles de la reserva", pulse el "Estado" actual en la parte superior de la página para abrir un menú desplegable.

Seleccione el estado apropiado de la lista de opciones:

  1. Próximo - Este es el estado por defecto para cualquier nueva reserva creada en la aplicación o por un cliente a través de su sitio de reservas online.

  2. Confirmado - Una reserva próxima está confirmada, ya sea cuando el cliente reserva y paga un depósito al hacer la reserva (en cuyo caso Appointfix actualiza automáticamente el estado) o usted cambia manualmente el estado.

  3. Completada - Una reserva se cambia automáticamente a completada cuando la hora de finalización ha pasado. Los usuarios también pueden cambiar manualmente el estado a Completada según corresponda.

  4. Cancelada - Una reserva puede ser cancelada manualmente por el usuario cambiando el estado directamente o por el cliente si cancela una reserva hecha a través de su sitio de reservas online. Las reservas canceladas se eliminan de su calendario pero permanecen en el historial de reservas del cliente.

  5. No-comparencia - Para ser clasificado como No-comparencia, debe seleccionar manualmente esta opción.

 

Nota: Cuando se cambie una reserva al estado Cancelado o No-comparencia, se le pedirá que confirme el cambio de estado. Una vez que una reserva se cambia a Cancelada o No-comparencia, el estado no puede volver a cambiarse a Próxima, Confirmada o Completada.

Después de confirmar el nuevo estado, asegúrese de comunicar los cambios necesarios a los clientes.

Nota: para las reservas realizadas a través de su sitio de reservas online, los clientes serán notificados automáticamente si cambia el estado a Cancelado.

 

 

 

8. ¿Cómo puedo desactivar el procesamiento de pagos?

Una vez que hayas configurado el procesamiento de pagos en Appointfix, puedes desactivarlo (o activarlo de nuevo) fácilmente siguiendo los siguientes pasos:

Ve a Menú (☰) > Configuración > Pagos

Toca la opción "Procesar pagos de clientes" en la parte superior de la pantalla (en verde) para desactivarla o activarla

Nota: Después de desactivar la función de pagos, su página de reservas online ya no aceptará depósitos ni mostrará ninguna política o condiciones que haya establecido previamente. Tampoco podrás procesar nuevos pagos o reembolsos, aunque los depósitos existentes ya realizados no se verán afectados. Puedes seguir gestionando tu cuenta de Stripe aunque los pagos estén desactivados en Appointfix.

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